Wiedervorlagen und Follow-ups

Wiedervorlagen und Follow-ups

Wiedervorlagen sind eines der wichtigsten Werkzeuge im Vertrieb. Sie stellen sicher, dass kein Lead vergessen wird und jeder Kontakt zur richtigen Zeit nachverfolgt wird. In Set2Sell kannst du für jeden Deal Wiedervorlagen setzen und wirst automatisch erinnert.

Warum Wiedervorlagen so wichtig sind

Studien zeigen, dass die meisten Verkäufe erst nach dem 5. bis 7. Kontaktversuch zustande kommen. Ohne ein zuverlässiges Wiedervorlage-System gehen potenzielle Kunden verloren, weil sie schlicht vergessen werden. Set2Sell löst dieses Problem, indem es Wiedervorlagen direkt in den Deal-Workflow integriert.

Wiedervorlage erstellen

Du kannst Wiedervorlagen an verschiedenen Stellen setzen:

1. Im Deal-Drawer:

1. Öffne den Deal durch Klick auf die Deal-Card.
2. Klicke auf den Wiedervorlage-Button (Kalender-Icon) im oberen Bereich.
3. Wähle Datum und Uhrzeit für die Erinnerung.
4. Optional: Füge eine Notiz hinzu, z.B. „Angebot nachfassen" oder „Terminbestätigung anrufen".
5. Klicke auf „Speichern".

2. Nach einem Anruf:

Im Anruf-Dokumentationsdialog (erscheint automatisch nach dem Auflegen) kannst du direkt eine Wiedervorlage setzen. Das ist der häufigste und effizienteste Weg.

3. Bei Statusänderung:

Wenn du einen Deal in die Stufe „Nachfassen" verschiebst, wirst du automatisch aufgefordert, eine Wiedervorlage zu setzen.

Wiedervorlagen verwalten

Übersicht aller Wiedervorlagen:

• Im Dashboard siehst du eine Zusammenfassung deiner fälligen Wiedervorlagen.
• Erstelle eine Smart View „Heute nachfassen" für eine detaillierte Liste.
• Im Deal-Drawer siehst du die aktive Wiedervorlage eines Deals im Tab „Übersicht".

Wiedervorlage ändern:

1. Öffne den Deal-Drawer.
2. Klicke auf die bestehende Wiedervorlage.
3. Ändere Datum, Uhrzeit oder Notiz.
4. Speichere die Änderung.

Wiedervorlage löschen:

Klicke auf das X-Icon neben der Wiedervorlage, um sie zu entfernen. Dies ist sinnvoll, wenn der Deal abgeschlossen ist oder kein Follow-up mehr nötig ist.

Wiedervorlage-Status

Wiedervorlagen haben verschiedene Zustände:

• Geplant (blau): Die Wiedervorlage liegt in der Zukunft.
• Heute fällig (orange): Die Wiedervorlage ist heute dran — Zeit zu handeln!
• Überfällig (rot): Die Wiedervorlage ist abgelaufen und wurde noch nicht bearbeitet. Kümmere dich darum!

Follow-up-Strategien

Strategie 1: Systematisches Nachfassen

1. Erster Anruf: Kein Erreichen → Wiedervorlage in 2 Tagen
2. Zweiter Anruf: Kein Erreichen → Wiedervorlage in 3 Tagen
3. Dritter Anruf: Kein Erreichen → Wiedervorlage in 1 Woche
4. Vierter Anruf: Kein Erreichen → E-Mail senden, Wiedervorlage in 2 Wochen
5. Fünfter Versuch: Kein Erreichen → Deal als „Verloren" oder „Ungeeignet" markieren

Strategie 2: Termin-Follow-up

1. Termin vereinbart → Wiedervorlage 1 Tag vor dem Termin (Bestätigung)
2. Nach dem Termin → Wiedervorlage am nächsten Tag (Nachbereitung/Angebot)
3. Angebot gesendet → Wiedervorlage in 3 Tagen (Angebotsnachfassung)

Strategie 3: Langzeit-Nurturing

Für Kontakte, die aktuell kein Interesse haben, aber perspektivisch interessant sind:

1. Wiedervorlage in 1 Monat setzen
2. Notiz: „Kein aktueller Bedarf, aber Interesse an Thema X"
3. Bei erneutem Kontakt auf die Notiz Bezug nehmen

Best Practices

• Immer eine Wiedervorlage setzen: Jeder aktive Deal sollte eine Wiedervorlage haben. Keine Ausnahme.
• Morgenroutine: Starte den Tag mit dem Dashboard und arbeite alle fälligen Wiedervorlagen ab.
• Konkrete Notizen: „Nochmal anrufen" ist zu vage. Besser: „Angebot über 5 Lizenzen nachfassen, Kontakt war im Urlaub bis 15.03."
• Wiedervorlagen nicht aufschieben: Wenn eine Wiedervorlage fällig ist, bearbeite sie. Aufschieben führt zu einem wachsenden Berg überfälliger Aufgaben.
• Realistische Zeiträume: Setze Wiedervorlagen nicht zu eng (zu viel Druck) und nicht zu weit (Lead kühlt ab). 2-5 Tage ist ein guter Richtwert für aktive Leads.